«I dati più recenti sono allarmanti. In un’analisi dei dati di utilizzo reali, la quantità di dati aziendali che i collaboratori caricano negli strumenti di IA è aumentata del 485 per cento in un anno. Allo stesso tempo, quasi il 74 per cento dell’utilizzo di ChatGPT sul posto di lavoro avveniva tramite account privati. Particolarmente preoccupante: oltre il 27 per cento delle informazioni inserite era classificato come sensibile.

Questo è un segnale: l’IA è già ampiamente utilizzata nelle aziende svizzere, ma proprio dove la governance, la protezione dei dati e la conformità non hanno effetto. Ci stiamo dirigendo verso un volo cieco digitale che nessun consiglio di amministrazione responsabile può permettersi.

Nuovo divario digitale:  vita privata contro posto di lavoro

Nella nostra vita privata l’IA è ormai uno standard. La usiamo per pianificare viaggi o redigere testi in pochi secondi. Ma sul posto di lavoro la realtà è paradossale: i sistemi centrali di molte PMI risalgono all’era pre-IA. La conseguenza: chi nella vita quotidiana trova una scorciatoia che lo aiuta a svolgere il proprio lavoro più velocemente, la utilizza. Oggi questa scorciatoia si chiama spesso: IA privata sullo smartphone.

Si crea così un circolo vizioso: i collaboratori usano l’IA perché li aiuta. Le aziende si accorgono di questa IA ombra quasi sempre troppo tardi e reagiscono con divieti. Il risultato, però, non è meno IA, ma più invisibilità. L’IA si nasconde ancora di più nell’ombra. La governance diventa così un’illusione: sulla carta regna l’ordine, nella pratica la perdita di controllo.

IA ombra a causa di un fallimento della governance

Molti dirigenti interpretano moralmente l’IA ombra come una violazione delle regole. Si tratta di una visione troppo ristretta. Le persone aggirano i canali ufficiali non per il gusto di ribellarsi, ma perché vogliono svolgere il proprio lavoro in modo efficiente. L’IA ombra è soprattutto una cosa: un errore di progettazione nel modo in cui le aziende rendono possibile il lavoro.

La domanda cruciale non è però: «Come fermiamo l’IA?», ma: «Come integriamo l’IA in un ambiente aziendale sicuro e produttivo?». La governance non deve fungere da freno, ma deve essere una guida. Abbiamo bisogno di linee guida vincolanti, definizioni dei ruoli e competenze affinché l’uso ombra non diventi affatto attraente.

La dirigenza è in ritardo

Un grande ostacolo: mentre la base lavora già da tempo con l’IA, in molti consigli di amministrazione e comitati direttivi prevale ancora la logica del passato. Si lavora con report statici e analisi manuali. Lo swissVR Monitor mostra che spesso mancano conoscenze specialistiche e aggiornamenti regolari sull’effettivo utilizzo dell’IA. Si tratta di un rischio enorme. Se la dirigenza non comprende e non applica l’IA in prima persona, non può gestire in modo chiaro né le opportunità né i rischi.

L’impulso a reagire con restrizioni all’IA sommersa genera pericolosi effetti collaterali: spinge l’utilizzo verso canali privati e lo rende incontrollabile. Una governance pragmatica è più solida: definite linee guida chiare su ciò che è permesso e ciò che è vietato, e aggiornatele regolarmente.

La leva più grande per l’IA risiede nella leadership stessa. Qui essa consente basi decisionali migliori, una classificazione più rapida dei rischi e un lavoro strategico più solido. L’IA può già essere utilizzata concretamente oggi – dalla preparazione delle riunioni al monitoraggio delle decisioni. La conseguenza è provocatoria: un consiglio di amministrazione che non utilizza direttamente l’IA difficilmente può gestirla in modo responsabile all’interno dell’azienda. Rimane dipendente dalle presentazioni, invece di lavorare direttamente con gli strumenti del futuro.

Il mio appello ai consigli di amministrazione

L’IA ombra non è un problema informatico, ma una prova di governance. Non si supera questa prova con più regole, ma con una maggiore capacità di leadership. I miei consigli:

  • Rendete la competenza in materia di IA un requisito standard nel consiglio di amministrazione.
  • Esigete trasparenza. Un dashboard trimestrale sull’IA relativo a casi d’uso, benefici e rischi dovrebbe essere obbligatorio.
  • Offrite strumenti sicuri affinché la produttività non si sposti nella sfera privata.
  • Integrate attivamente l’IA nella vostra preparazione alle decisioni.

La domanda cruciale non è se i vostri collaboratori utilizzino l’IA – lo fanno già da tempo. La domanda cruciale è se siete pronti ad assumervene la responsabilità: in modo competente, pratico e coerente.

Stefano Santinelli, CEO localsearch