„Die neusten Zahlen sind alarmierend. In einer Analyse realer Nutzungsdaten stieg die Menge an Unternehmensdaten, die Mitarbeitende in KI-Tools hochladen, innert eines Jahres um 485 Prozent. Gleichzeitig lief fast 74 Prozent der ChatGPT-Nutzung am Arbeitsplatz über private Accounts. Besonders bedenklich: Über 27 Prozent der eingegebenen Informationen waren als sensibel klassifiziert.

Das ist ein Signal: KI wird in Schweizer Unternehmen bereits flächendeckend genutzt – nur eben dort, wo Governance, Datenschutz und Compliance nicht greifen. Wir steuern auf einen digitalen Blindflug zu, den sich kein verantwortungsvoller Verwaltungsrat leisten kann.

Neue digitale Kluft:  Privat gegen Arbeitsplatz

In unserem Privatleben ist KI längst Standard. Wir planen damit Reisen oder formulieren Texte in Sekundenschnelle. Doch am Arbeitsplatz ist die Realität paradox: Die Kernsysteme vieler KMU stammen aus der Vor-KI-Ära. Die Folge: Wer im Alltag eine Abkürzung findet, die ihm hilft, seine Arbeit schneller zu erledigen, der nutzt sie. Diese Abkürzung heisst heute oft: private KI auf dem Smartphone.

Damit entsteht ein gefährlicher Kreislauf: Mitarbeitende nutzen KI, weil sie ihnen hilft. Unternehmen bemerken diese Schatten-KI meistens zu spät und reagieren mit Verboten. Das Ergebnis ist jedoch nicht weniger KI, sondern mehr Unsichtbarkeit. KI wandert noch stärker ins Dunkle ab. Governance wird so zur Illusion – auf dem Papier herrscht Ordnung, in der Praxis Kontrollverlust.

Schatten-KI durch Governance-Versagen

Viele Führungskräfte interpretieren Schatten-KI moralisch als Regelbruch. Das ist zu kurz gedacht. Menschen umgehen offizielle Wege nicht aus Lust an der Rebellion, sondern weil sie ihre Arbeit effizient erledigen wollen. Schatten-KI ist vor allem eines: ein Design-Fehler in der Art, wie Unternehmen Arbeit ermöglichen.

Die entscheidende Frage lautet aber nicht: «Wie stoppen wir KI?», sondern: «Wie bringen wir KI in eine sichere, produktive Unternehmensumgebung?». Governance darf nicht als Bremse fungieren, sondern muss eine Leitplanke sein. Wir brauchen verbindliche Richtlinien, Rollenkonzepte und Befähigung, damit die Schattennutzung gar nicht erst attraktiv wird.

Die Führung hinkt hinterher

Ein grosses Hindernis: Während die Basis längst mit KI arbeitet, herrscht in vielen Geschäftsleitungen und Verwaltungsräten noch die Logik der Vergangenheit vor. Gearbeitet wird mit statischen Reports und manuellen Analysen. Der swissVR Monitor zeigt: Es fehlt oft an Spezialwissen und regelmässigen Updates zur tatsächlichen KI-Nutzung. Das ist ein massives Risiko. Wenn die Führung KI nicht selbst versteht und anwendet, kann sie weder Chancen noch Risiken sauber steuern.

Der Impuls, bei Schatten-KI mit Restriktion zu  reagieren, erzeugt gefährliche Nebenwirkungen:  Er schiebt die Nutzung in private Kanäle und macht sie unkontrollierbar. Eine pragmatische Governance ist robuster: Definieren Sie klare Richtlinien dazu, was erlaubt und was verboten ist, und schärfen Sie diese regelmässig nach.

Der grösste Hebel für KI liegt in der Führung selbst. Dort ermöglicht sie bessere Entscheidungsgrundlagen, schnellere Einordnung von Risiken und eine robustere Strategiearbeit. KI kann heute bereits konkret genutzt werden – von der Sitzungsvorbereitung bis hin zum Tracking von Beschlüssen. Die Konsequenz ist provokant: Ein Verwaltungsrat, der KI nicht selbst nutzt, kann KI im Unternehmen kaum verantwortungsvoll steuern. Er bleibt abhängig von Präsentationen, statt selbst mit den Werkzeugen der Zukunft zu arbeiten.

Mein Appell an Verwaltungsräte

Schatten-KI ist kein IT-Problem, sondern ein Governance-Test. Diesen besteht man nicht mit mehr Regeln, sondern mit mehr Führungsfähigkeit. Meine Empfehlungen:

  • Machen Sie KI-Kompetenz im Verwaltungsrat zur Standardanforderung.
  • Verlangen Sie Transparenz. Ein quartalsweises KI-Dashboard über Use Cases, Nutzen und Risiken sollte Pflicht sein.
  • Bieten Sie sichere Werkzeuge an, damit Produktivität nicht ins Private abwandert.
  • Integrieren Sie KI aktiv in Ihre Vorbereitung für Entscheide.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob Ihre Mitarbeitenden KI nutzen – sie tun es längst. Die entscheidende Frage ist, ob Sie bereit sind, die Verantwortung dafür zu übernehmen: kompetent, praktisch und konsequent.

Stefano Santinelli, CEO localsearch